Stel, we kijken naar media relations alsof het een exacte wetenschap is, dan bestaat de theorie van een succesvolle pitch aan de media uit drie componenten:
- Een sterk, nieuwswaardig verhaal
- Een perslijst met een specifieke media contacten die interesse hebben in je verhaal
- Een relevante en goed doordachte pitch
In de echte wereld echter zijn er tal van andere variabelen die deze drie-eenheid kunnen verstoren. Mensen zijn druk, ze herkennen je merk niet, hun inbox zit overvol of je contactpersoon heeft gewoon een slechte dag. Maar media relations is geen exacte wetenschap, dus voor nu blijven deze factoren buiten beschouwing in dit verhaal.
We hebben al heel wat artikelen geschreven over het schrijven en opbouwen van een goed verhaal en hoe je mediacontacten kunt benaderen. Vandaag focussen we op het tweede component: het opbouwen van een netwerk van contacten die jouw industrie, jouw markt of de thema's waarover je schrijft dekken. Het is de meest complete en waarschijnlijk meest efficiënte manier, zonder gelijk een fortuin uit te hoeven geven, en het kost je slechts 15 minuten van je ochtendritueel.
Er zijn meerdere manieren om mediacontacten te vinden. Laten we beginnen met een vraag die we bij pr.co constant krijgen:
Kan ik niet gewoon een perslijst of database met mediacontacten kopen?
Ja, dat zou je kunnen doen. Het kan zelfs een zeer snelle en efficiënte manier zijn om een netwerk van contacten op te bouwen als je het budget hebt. Wat echter wel duidelijk moet zijn, is dat het kopen van een database met contacten geen garantie is voor media aandacht. Het geeft je een lijst van journalisten, vaak met aanvullende informatie over die journalist (die niet noodzakelijk) actueel is.
In een recent interview met enkele lokale PR-professionals leerden we dat, ondanks de grote verschillen in hoe PR-mensen hun verhalen pitchen, iedereen het erover eens was: contacten moeten relevant zijn en het opbouwen van een relatie helpt.
Neem een van onze klanten Komoot. Zij merkten bijvoorbeeld dat journalisten die op een van hun evenementen waren geweest, veel meer betrokken waren.
Een andere PR-professional beschrijft dat elke journalist op hun top-tier (dus de lijst met media waarin ze echt willen verschijnen) grondig wordt onderzocht, met aandacht wordt benaderd en regelmatig wordt gecontacteerd voor een kopje koffie om over de industrie te praten.
Wat ik probeer te zeggen is dat een mediadatabase slechts een lijst is van namen en e-mailadressen. Om die lijst meer te laten zijn dan dat, moet je de mensen achter de e-mailadressen goed kennen. Er zijn geen sluiproutes. Als je een relevante pitch wilt maken, moet je erachter komen wat relevant is voor dat contact. En hoewel je gekochte databases misschien wat achtergrondinformatie geven over elke journalist, melden onze klanten dat deze gegevens vaak verouderd zijn. Journalisten veranderen van interesse, nemen nieuwe klussen aan en gaan naar andere media. Het is jouw taak als PR-professional om dat allemaal te ontdekken.
Bouw relaties op met echte mensen - niet alleen namen op een spreadsheet. Wij kunnen je daarbij helpen.
Dus, het bouwen van een goed netwerk bestaat uit:
- Het in de gaten houden van jouw industrie
- Het vinden van relevante contacten
- Het vinden van de juist contact informatie
- Bouw een relatie als het contact echt relevant is
- Onderzoek goed je contacten zodat je relevante pitches kan sturen
- Goed je contactenlijst onderhouden
Als je geld te besteden hebt (prijzen van mediadatabases variëren van €200,- tot €2000,- per maand), helpt een mediadatabase je om stap 2 en 3 te versnellen. Maar er zijn manieren om je eigen, waarschijnlijk meer complete lijst van mediacontacten te bouwen, zonder ook maar een cent uit te geven. Het kost je slechts een paar minuten van je dag.
Hoe bouw je je eigen lijst met journalisten en andere mediacontacten
Om mediacontacten te vinden die mogelijk geïnteresseerd zijn in de verhalen van jouw bedrijf moet je goed snappen hoe het medialandschap er in jouw branche.
-
Monitoren: bouw een feed met je favoriete media en trefwoorden
Er zijn zeer geavanceerde manieren om je branche te monitoren en tools hiervoor worden steeds beter. Echter, er zijn ook meer betaalbare (of zelfs gratis) alternatieven beschikbaar die je een goed overzicht geven van wat je favoriete media publiceren en wat er in jouw branche wordt gepubliceerd.
Met Feedly kun je een feed bouwen met je favoriete media en zoekwoorden met bedrijven of producten die voor jou relevant zijn. Door dit correct in te stellen heb je een goed beeld van alles wat er gebeurt in jouw branche zonder dat je tussen verschillende websites en tools hoeft te schakelen. Feedly is gratis als je tot 100 bronnen monitort in 3 feeds en biedt zeer betaalbare plannen voor grotere feeds en extra functionaliteiten (bijvoorbeeld een Slack-integratie).
Neem elke dag aan het begin een moment om even door deze feed te gaan. Elke keer dat je een artikel vindt dat in lijn ligt met de thema's en onderwerpen waarover jouw bedrijf schrijft, heb je een nieuw potentieel mediacontact gevonden. Open gewoon het artikel, kijk wie het artikel heeft geschreven en voeg die persoon toe aan je CRM met hun naam, medium en relevante artikelen. Als je geen CRM hebt, is een Excel-sheet voldoende om mee te beginnen. Als je klaar bent om de zaken te professionaliseren, neem dan een kijkje naar ons CRM voor PR-teams.
-
Onderzoek: hoe vind je contactgegevens van perscontacten
Oké, je hebt net een paar interessante nieuwe contacten gevonden in je feed. De volgende stap is om een manier te vinden deze persoon te bereiken. Afhankelijk van hoe je contact wilt opnemen zoek je naar hun sociale media-accounts, hun e-mailadres of allebei. Ik denk niet dat ik je hoef te vertellen hoe je iemands Twitter, Instagram, Facebook of LinkedIn-account kunt vinden, dus dat slaan we over. Hoe vind je echter iemands e-mailadres? Hier zijn een paar manieren om dat te doen:
Google: Dit klinkt misschien een beetje voor de hand liggen, maar heel vaak kun je gewoon een e-mailadres googelen. Ik heb zojuist "e-mailadres + 'mijn naam'" gegoogled en tot mijn verbazing vond ik mijn eigen e-mailadres. Ik was vroeger salesmanager bij pr.co, dus het stoorde me niet dat mensen mijn e-mailadres zouden vinden. Bij journalisten is dat meestal hetzelfde: vaak zijn hun contactgegevens openbaar beschikbaar op de website van de krant of op andere websites. Zoekopdrachten die je zou kunnen gebruiken voor Barry White van de Guardian zijn "e-mailadres Barry White", "e-mailadres Barry White Guardian", enz. Als je het e-mailadres van Barry White niet kunt vinden, maar wel dat van een collega van de Guardian, kun je het e-mailformaat gebruiken om het e-mailadres van Barry te raden. Dus als het e-mailadres van de collega bijvoorbeeld Josephine.blabberbox@guardian.com is, volgt het e-mailadres van Barry waarschijnlijk hetzelfde formaat, dus: barry.white@guardian.com.
Tools om emailadressen te vinden: Er zijn behoorlijk wat goede tools die je kunnen helpen om iemands e-mailadres te vinden. Ik gebruik graag hunter.io. Je vult het bedrijf en de naam van de persoon in en hunter.io geeft je hun geverifieerde e-mailadres of schat het e-mailadres op basis van andere e-mails die het vindt van hetzelfde bedrijf. Andere zeer vergelijkbare tools die ik heb uitgeprobeerd zijn snov.io of Voila Norbert. De meeste van deze tools zijn gratis met een beperkt aantal zoekopdrachten. Sommige hebben zelfs e-mailverificatietools zodat je kan checken of het emailadres werkt voordat je een pitch stuurt naar een niet-werkend e-mailadres.
Social media: Zoals ik al zei hebben journalisten vaak contact met leden van hun branche dus ze laten hun e-mailadressen achter in hun social media pagina's. Bekijk iemands Twitter of LinkedIn en je zal versteld staan hoe vaak je daar een goed e-mailadres vindt.
Kun je het gezochte e-mailadres niet vinden? Probeer de journalist dan te benaderen via social media. Het algemene e-mailadres voor persberichten dat elke krant en uitgever heeft daarentegen moet je allerlaatste optie zijn. De meeste kranten en uitgevers krijgen dagelijks honderden irrelevante pitches en persberichten op die e-mailadressen, dus zelfs als je verhaal goed is, is de kans groot dat ze je e-mail over het hoofd zien. -
Organiseer je contacten en bouw een profiel op
Bewaar je nieuw gevonden contacten (inclusief hun contactgegevens) in een overzichtelijk CRM of Excel-bestand. Google vervolgens hun naam, vind al hun recente artikelen en bouw een profiel op. Doe dit door notities toe te voegen aan deze contacten met de recente artikelen en categoriseer ze duidelijk op basis van hun interesses. Segmentatie is waar een Excel- of Google-blad typisch een beetje rommelig wordt. Het is echter een goed begin voordat je het juiste CRM-systeem kiest omdat je zelf ontdekt hebt wat belangrijk in je systeem is.
-
Bouw relaties: elke relatie begint met een goede introductie
Media databases en newswires willen ons graag dien geloven dat er een makkelijke weg naar geweldige media coverage is. Koop simpelweg een lijst met contacten en krijg aandacht in de beste outlets ter wereld.
Ironisch genoeg lijken veel PR-mensen het 'relaties' aspect in media relaties te zijn vergeten. Met de bovenstaande strategie kun je uiteindelijk veel potentiële mediacontacten hebben. Maar je hoeft niet met elk van hen in contact te komen of een relatie op te bouwen. Het kan geen kwaad. We zijn allemaal druk en we moeten onze tijd en output allemaal goed balanceren. Een efficiënte strategie om in contact te komen met je mediacontacten is het opbouwen van een A-lijst en een B-lijst. Je A-lijst bestaat uit perfecte contacten, de exact juiste journalisten die bij die ene geweldige publicatie werken of outlets die schrijven over jouw specifieke branche. Maak niet een al te lange lijst en maak ze specifiek per markt. Als je collega op een andere markt focust moet hij een vergelijkbare lijst hebben voor die markt.
De A-lijst zijn mensen waarmee je zo nu en dan contact moet hebben. Een paar manieren om contact te leggen:
-
Stel jezelf voor: introduceer jezelf en je bedrijf en leg uit hoe jouw product/visie/missie/bedrijf overeen kan komen met waar ze over schrijven. Wees niet te verkoopgericht; het doel van deze e-mail is niet om meteen een publicatie te regelen. Je moet niet te snel willen gaan.
-
Gebruik Feedly om te volgen waar je deze contacten over schrijven, ga in op hun artikelen en voeg de meest interessante artikelen toe aan je CRM zodat je ze later in je pitch kunt gebruiken.
-
Spreek af voor een bakkie koffie. Stel jezelf voor, je bedrijf en leg uit waarom hun publiek jouw bedrijf of producten interessant zou kunnen vinden. Als je contact ook interesse heeft en dichtbij woont, drink samen een kopje koffie om kennis te maken.
-
Organiseer media evenementen. Als je wilt dat een van je contacten over jouw product of dienst schrijft, moet je ze helpen jouw product te begrijpen en precies laten zien hoe het werkt. Hen simpelweg een product sturen voor een review heeft misschien niet het effect waar je op hoopt, producten worden beter naarmate ze beter begrepen worden. Door media evenementen te organiseren krijg je de kans om te sturen hoe journalisten jouw product ervaren. En dat is krachtig. De foto hieronder toont een media-evenement dat onze klant Shimano organiseerde zodat hun mediacontacten hun nieuwste product konden ervaren.
Connect met je A-lijst contacten op social media. Dit zorgt ervoor dat je ziet wat ze posten zodat je er op kan reageren en vergroot ook de kans dat ze jouw berichten in hun feed zien. Hierdoor is organisatie geen totale onbekende als ze je nog een keer zien, maar gaat er een belletje rinkelen als ze iets van je krijgen.
Relaties opbouwen met je B-lijst
Voor je B-lijst is het niet cruciaal om voor elke journalist een aparte feed op te zetten. Er is een grote kans dat je B-lijst ook nieuws buiten je branche zal bevatten, maar Feedly kan je helpen om door de bomen het bos te zien. Ze lanceerden onlangs 'Leo Skills', een AI functie die je helpt nieuws niet dubbel in je feed te krijgen en die artikelen beter prioriteit geeft. Door de juiste onderwerpen in je feed in te vullen en artikelen te liken als ze interessant zijn (en ze te disliken als dat niet zo is), leert Feedly wat je wel en niet wil zien en met kunstmatige intelligentie wordt je lijst nog verfijnder. De tools laat je ook makkelijker de post delen, artikelen die relevant zijn, toevoegen aan je nieuwsbrief (en de journalist op de hoogte stellen) of hen een snelle DM sturen.
Dat was het voor nu. Veel succes met het opbouwen van een netwerk van mediacontacten en onthoud: zij zijn je superkracht. Een sterk netwerk is wat een PR-professional waardevol maakt. Het helpt je niet alleen om meer media-aandacht te krijgen, maar kan je zelfs helpen bij het vinden van je volgende baan.
Klaar om je media database naar een hoger plan te tillen? Wij staan voor je klaar. Onze CRM kan je helpen duurzame relaties op te bouwen met je mediacontacten. Plan een meeting met ons of download onze productinformatie. -
