Hoe Stad Oostende haar communicatie transformeerde met PR.co

De samenwerking tussen de Stad Oostende in België en PR.co ging verder dan communicatie stroomlijnen. Samen bouwden ze strakke digitale newsrooms die perfect inspelen op de behoeften van diverse doelgroepen. Nieuwsgierig naar hun aanpak? Lees verder.

Twee jaar geleden stond de Stad Oostende, een populaire toeristische bestemming aan de Belgische kust, voor een herkenbare uitdaging waar veel dynamische steden mee kampen. Met een diverse gemeenschap en een bloeiende lokale economie stond het communicatieteam onder constante druk om belangrijk nieuws tijdig bij uiteenlopende doelgroepen te krijgen.

Naarmate de output groeide, werden processen die aanvankelijk werkten steeds inefficiënter. Vooral het gebrek aan een degelijk PR-platform met ingebouwde goedkeuringsflows hinderde de voortgang. Belangrijke feedback raakte vaak verloren in lange e-mailthreads, goedkeuringen waren lastig te volgen, en de risico’s waren hoog: één vergissing kon leiden tot verwarring of reputatieschade.

Deze frustrerende situatie veranderde toen het communicatieteam in 2023 overstapte op het newsroomplatform van PR.co. Een overzichtelijke, makkelijk te beheren werkomgeving met ingebouwde workflows maakte direct het verschil. Vandaag beschikt de stad over meerdere strakke newsrooms die fungeren als professionele communicatiehubs voor uiteenlopende stakeholders.

De behoefte aan betere samenwerking en gestroomlijnde workflows

Het ontbreken van een goed PR-platform veranderde routinetaken in dagelijkse uitdagingen voor het communicatieteam van Oostende.

“Ons vorige platform had geen ingebouwde goedkeuringsflows,” legt Lukas Lebegge, Communicatiespecialist bij de Stad, uit. “Dus wanneer teamleden met vakantie of ziek waren, was het lastig te volgen of een persbericht al was goedgekeurd en waar het precies in het proces zat.”

Het traceren van goedkeuringen was vooral problematisch tijdens de zomermaanden, wanneer veel collega’s met vakantie waren.

“Niet iedereen hield een lijstje bij van waar alles stond,” zegt Lukas. “Soms was het moeilijk te zien of een stakeholder een persbericht had gelezen of niet. Alles verliep via e-mail, dus je moest altijd de juiste persoon in cc zetten om te begrijpen waar iets stond.”

Zoals gebruikelijk in overheidscommunicatie moesten ook de burgemeester en het stadsbestuur elk document goedkeuren voordat het werd gepubliceerd. “Als je een fout maakte en een persbericht ging live voordat de juiste persoon het had gezien, was dat een groot probleem. Het was dus cruciaal om dit goed geregeld te hebben.”

Daarnaast wilde het team bewust de verspreiding van hun persberichten beheersen. In plaats van alles openbaar te maken, wilden ze newsroom-content exclusief voor de pers houden. Terwijl journalisten behoefte hebben aan context en attributie, moesten boodschappen voor burgers neutraal en uniform geformuleerd zijn.

Ook andere doelgroepen, zoals toeristen en administratieve organen zoals AG Oostende en Economisch Huis Oostende, moesten in aanmerking worden genomen. Zonder een gecentraliseerd PR-platform werd consistente en tijdige communicatie steeds complexer.

Van behoeften naar strategie en uitvoering

Toen de tijd rijp was om een efficiëntere aanpak te introduceren, zocht het communicatieteam van de Stad Oostende een platform met robuuste goedkeuringsflows, gedetailleerde gebruikersrollen en andere maatwerkfuncties. Een transparant, controleerbaar proces voor elk persbericht was onmisbaar, omdat dit voorspelbaarheid en gemoedsrust bracht.

Bij de eerste kennismaking met PR.co ontdekte het team dat ze eenvoudig vier aparte newsrooms konden creëren, elk gericht op een specifieke doelgroep: Stad Oostende, Economisch Huis Oostende, Toerisme Oostende en AG Oostende.

PR.co maakte het mogelijk om communicatie exact af te stemmen op elke doelgroep, precies wat het team zocht.

Daarnaast bleek dat het PR.co-team bereid was het platform aan te passen aan de specifieke wensen van de stad. Zo konden de newsrooms bijvoorbeeld afgeschermd worden van zoekmachines, zodat persberichten niet toevallig door burgers online werden gevonden.

“De controle hebben over wie onze persberichten ziet, was voor ons ontzettend belangrijk, en PR.co maakte dat mogelijk,” vertelt Lukas. “Burgers vinden onze persberichten niet, maar via onze e-mailcampagnes blijft de pers volledig op de hoogte.”

Ook het backend van het platform werd aangepast aan de manier van werken van de stadsmedewerkers, waardoor de overstap vlekkeloos verliep.

“PR.co dacht heel goed mee en hielp ons om de overgang in kleine stappen te maken,” voegt Lukas toe.

Zo werkt de PR.co-oplossing in de praktijk

PR.co transformeerde de dagelijkse communicatie van de Stad Oostende volledig. Wat vroeger een wirwar van complexe goedkeuringen was, is nu een soepel en overzichtelijk proces vanuit één centrale plek.

Teamleden zien in één oogopslag waar een persbericht staat, geven direct feedback op het platform en dragen taken zonder gedoe over. De stad kan nu gerichte boodschappen uitsturen zonder haar merk af te zwakken of doelgroepen te overladen met irrelevante updates.

Voor Lukas zijn de analytics een echte meerwaarde: “Ik vind de statistieken heel intuïtief. Het dashboard toont precies hoeveel berichten we hebben gepubliceerd, welke goed presteerden en welke minder. De laatste tijd gebruik ik de campagnestatistieken steeds vaker, omdat ze zo eenvoudig zijn.”

Ook samenwerking is voor het 10-koppige team veel eenvoudiger geworden. Waar contentreviews vroeger betekenden dat je talloze e-mails en telefoontjes moest opvolgen, gebeurt nu alles — van opmerkingen tot notificaties en documentflows — in één centraal systeem. Daardoor kan het team exact zien wat wanneer gebeurd is, wat tijd bespaart en misverstanden voorkomt.

Concrete resultaten voor het communicatieteam van Oostende

De overstap naar PR.co verliep moeiteloos, met minimale onderbrekingen. Na enkele korte trainingssessies voelde het team zich meteen vertrouwd met het platform.

Ook de eerste resultaten waren positief. “We waren bang dat onze eerste campagnes in de spamfolder van journalisten zouden belanden,” herinnert Lukas zich. “Maar dat gebeurde nooit. Onze campagnes werden snel opgepikt en dat is nog steeds zo.”

De grootste verandering? Hoe het team dagelijks samenwerkt. “Alle gesprekken die vroeger verspreid waren over verschillende e-mailthreads, vinden nu plaats in PR.co,” legt Lukas uit. “Iedereen ziet wat er besproken wordt, en we kunnen mensen eenvoudig toevoegen aan specifieke teams zodat ze alleen de updates krijgen die voor hen relevant zijn.”

Praktische lessen voor andere overheids-communicatieteams

Voor andere gemeenten die overwegen hun communicatie te verbeteren, heeft Lukas een duidelijke tip: regel eerst de interne afspraken voordat je naar de technologie kijkt.

“Leg vooraf vast wie wat goedkeurt, hoe beslissingen worden genomen en wat er gebeurt als iets misgaat. Als dat duidelijk is, sluit PR.co daar perfect op aan in plaats van extra verwarring te veroorzaken.”

Volgens hem kan de aanpak van Oostende een nuttige blauwdruk zijn voor kleinere steden die hun communicatie nog aan het opbouwen zijn. Zijn advies? Probeer niet alles in één keer te doen.

“Begin gewoon eenvoudig,” stelt Lukas. “De basisfunctionaliteiten werken meteen goed. Alle extra’s zijn mooi meegenomen, maar je hebt ze niet direct nodig om succesvol te zijn. Bouw stap voor stap verder vanuit de kern.”

Kies PR.co als jouw communicatiepartner

Kan jouw gemeente voordeel halen uit intuïtieve PR-software die speciaal is ontwikkeld voor drukbezette communicatieteams?

Plan een gesprek en ontdek hoe PR.co overheden helpt om uiteenlopende doelgroepen te bereiken, kwalitatieve persrelaties op te bouwen en communicatie te beheren vanuit één gebruiksvriendelijk platform.

Lees meer klantverhalen van PR.co