Embargo's zijn controversieel. Even Googlen of wat scrollen op Twitter laat al snel meningen zien die lijnrecht tegenover elkaar staan. Een tijdje terug hebben we ons verdiept in waarom journalisten een hekel hebben aan embargo's en, nog belangrijker, wat je eraan kunt doen.
Waar de meeste journalisten over klagen is het fragiele karakter van embargo's. Een embargo is fragiel omdat als een journalist het embargo breekt vóór de afgesproken datum, dit het werk van andere journalisten in gevaar kan brengen. Bovendien zijn er geen ernstige consequenties voor deze embargo-brekers. Wat de zaken nog erger maakt, is dat embargo's vaak worden gebruikt voor 'nieuws' dat niet noodzakelijk nieuwswaardig is.
Ongeacht aan welke kant van het debat je staat zullen zowel journalisten als PR-professionals het erover eens zijn dat het belangrijk is om te weten wanneer je nieuws onder embargo moet delen en hoe je dit correct moet doen. In dit artikel delen we tips en beste manieren om dit te doen van ervaren experts, zowel van PR-bureaus als van merken.
Hoe worden embargo's tegenwoordig gebruikt door PR-professionals?
Wat maakt een goed persbericht met embargo?
Laten we eerst duidelijk zijn over de definitie. Een persbericht onder embargo is een aankondiging die met journalisten wordt gedeeld voordat een specifieke publicatiedatum is bereikt. Het wordt vaak gebruikt door PR-professionals om hun mediarelaties voldoende tijd te geven om een verhaal voor te bereiden voordat het nieuws bekend wordt gemaakt Dit kan in het voordel werken van zowel journalisten als PR-professionals. Het hedendaagse medialandschap, dat wordt gedicteerd door een constante druk om te publiceren, kan de nauwkeurigheid en kwaliteit van verhalen in gevaar brengen. De pers wat tijd geven voordat het nieuws wordt gepubliceerd biedt voldoende tijd om volledig onderzoek te doen en een goed artikel te schrijven.
%20(1).jpg?width=1140&name=embargo%20(1)%20(1).jpg)
"Embargo's zijn een wederzijdse overeenkomst tussen degene die het persbericht verstuurd en de journalist," vertelt Danielle Venton, een wetenschapsverslaggever bij KQED Radio uit Californië dat onderdeel van NPR is. "Als de journalist niet vooraf instemt met het embargo voordat hij het materiaal ontvangt, is er simpelweg geen embargo." Danielle benadrukt het "wederzijdse overeenkomst" een kenmerk van embargo's is omdat het anders gewoon ongevraagd materiaal is. "Het is belangrijk om de juiste volgorde van zaken te begrijpen. Een embargo sturen zonder wederzijdse overeenkomst is alsof een bron iets zegt en vervolgens aangeeft dat het off the record was. Zo werkt het gewoon niet," legt Danielle uit."
Wat zijn de voordelen van embargo's?
-
Het is een manier om respect te tonen voor de tijd van je contacten. Door de tijd en datum van de publicatie te vermelden kunnen PR-professionals hun inspanningen coördineren op basis van een productlancering, een overname, fusie of een ander belangrijk evenement. Techbedrijven, bijvoorbeeld, vertrouwen sterk op embargo's om nieuws over productlanceringen, updates of financieringsaankondigingen te verspreiden.
-
Bedrijven kunnen ook profiteren van het gebruik van embargo's wanneer ze het nieuws aan hun werknemers aankondigen voordat ze de details met de pers delen. Dit geeft de organisatie een voorsprong door een woordvoerder voldoende tijd te geven om materiaal en reacties voor te bereiden voor wanneer het nieuws extern wordt gedeeld, wat communicatiefouten vermindert.
-
Bovendien worden embargo's toegepast als het gaat om tijdgevoelig, marktrelevant nieuws. Als vertrouwelijke informatie voor een afgesproken tijd wordt gelekt, kunnen aandelenkoersen variëren, wat grote gevolgen kan hebben voor belanghebbenden, handelaren en andere marktdeelnemers.
Hoe kun je het beste een persbericht met embargo versturen?
We hebben onlangs met twee van onze klanten gesproken om te begrijpen hoe ze embargo's gebruiken. Ben Hilldson, PR & Communicatie bij Shimano Europe deelde zijn visie op waarom embargo's nog steeds zinvol zijn in moderne PR. Jon Woodroof, oprichter van PR-bureau Twotone, benadrukte dat embargo's helpen om relaties met journalisten te versterken. Hieronder vindt u hun tips en beste praktijken als het gaat om het versturen van persberichten onder embargo:
Hoe gebruik je embargo's?
Niet blindelings versturen en hopen dat het goed komt
"De dagen dat je een algemeen persbericht naar 200 mediakanalen stuurde én succes had, zijn voorbij. We kunnen ons die luxe simpelweg niet meer veroorloven". Jon waarschuwt dat door dezelfde boodschap naar meerdere kanalen te sturen, je het risico loopt op te gaan in de massa. "Sommige e-mails zullen bouncen, sommige worden als spam gezien en in werkelijkheid zullen de meeste e-mails niet worden gelezen. Bespaar jezelf de teleurstelling dat je geen aandacht weet te krijgen en definiëer je doelgroep en maak een gerichte lijst van 20 tot 30 media."
Een solide basis bouwen
Ben vertelt dat het geheim achter een succesvolle PR-strategie de sterkte van de relaties is die je opbouwt met journalisten. "Het komt allemaal neer op het opbouwen van vertrouwen en geloofwaardigheid, terwijl je naar hetzelfde doel werkt. Je biedt journalisten waardevolle inhoud voor hun lezers en in ruil daarvoor geven zij je de ruimte om een interessant verhaal te vertellen. Dat maakt deze relaties wederzijds voordelig."
.jpg?width=1140&name=DTS_New_Friends_and_Old_Cameras_Maresa_Smith_526%20(1).jpg)
Wilt u weten wat er gebeurt aan de andere kant nadat je een persbericht verstuurd hebt? Hier lees je meer over het perspectief van een journalist.
“Ik ontvang liever een waarschuwing van een PR-specialist die me informeert over nieuws over een onderwerp dat mij interesseert," legt Danielle uit. "Ze sturen een bericht met de tekst: ‘Hé, we hebben wat nieuws dat we over een paar dagen over [X] zullen delen, wil je er alvast een kijkje naar nemen? Je moet wel afspreken om niet te publiceren tot moment [Y].’ Ik zeg dan: "Ja, dat klinkt goed. Stuur het materiaal maar door."
Wat journalisten gek maakt is het voorbarig claims dat iets onder embargo staat zonder een wederzijdse overeenkomst tussen het mediakanaal en de bron (of PR-team). “Wanneer dit gebeurt, schrijf ik terug met het verzoek om van hun mailinglijst verwijderd te worden,” zegt Danielle.
Kom met exclusieve content
Exclusiviteit aanbieden en geloofwaardigheid opbouwen gaan hand in hand. Jon vertelt dat zijn team bij Twotone vaak exclusieve afbeeldingen of citaten naar journalisten stuurt om hun individuele verhalen aantrekkelijker en anders te maken. “We vragen onze klanten om ons specifieke assets voor verschillende kanalen te geven. Dat kan variëren van een nieuwe afbeelding, citaat of een speciaal interview met de woordvoerder.”
Wees duidelijk over wanneer het embargo verloopt
Zowel Jon als Ben zijn het erover eens dat wanneer ze journalisten embargo's zien schenden dit vaak niet opzettelijk gebeurt. Het is eigenlijk altijd een eerlijk misverstand.
Ben legt uit: “Het is voorgekomen dat journalisten een embargo hebben geschonden. Meestal per ongeluk, bijvoorbeeld door verwarring van onze kant. We zijn een bedrijf dat actief is in de VS, Australië, Japan, Zuid-Amerika en Europa. Dus we werken met veel verschillende tijdzones. Dat betekent dat dinsdag om 17:00 uur overal een andere betekenis heeft. We hebben geleerd van onze fouten om onze data duidelijker te maken, zodat we fouten aan beide kanten kunnen voorkomen."
Jon merkt op dat in zijn ervaringen embargo's zijn geschonden vanwege verschuivende data. "Het verzetten van de datum kan verwarrend zijn voor de journalist. We hadden een geval met een klant die problemen had met het importeren van goederen. Daardoor moesten we embargo meerdere keren verzetten om de lancering af te stemmen op de beschikbaarheid van het product. Het is gemakkelijk voor journalisten om het embargo te missen als het een of zelfs meerdere keren verandert. Daarom is het belangrijk om heel duidelijk te zijn in je communicatie wanneer zo'n verandering plaatsvindt.”
Optimaliseer de distributie
Zorg ervoor dat je de distributie van je persbericht organiseert om mogelijke fouten te minimaliseren en je releases op een geordende manier te verzenden. Ben legt uit: “Normaal gesproken nodigen we de grootste of meest relevante groep journalisten uit voor een persevenement enkele weken voor de lancering van een product. Daarna sturen we een tweede groep een persbericht onder embargo een of twee dagen voordat het embargo verloopt. We gebruiken pr.co om ons te helpen structuur aan te brengen in hoe we ons nieuws versturen en verschillende mailings coördineren naar verschillende doelgroepen. Dit is niet alleen handig voor ons PR-team, maar helpt ook journalisten bij het vertellen van hun verhalen.” Ben adviseert PR-professionals om journalisten herinneringen te sturen voordat het embargo opgeheven wordt, zeker als ze het bericht enkele dagen of weken van tevoren hebben ontvangen.
In geval van nood…
Wat moet je doen als een journalist het embargo breekt? Neem gewoon contact op. Meestal zal het een eerlijke vergissing zijn. “Als een verhaal live is gegaan, zouden we ze bellen, WhatsAppen of sms'en met het verzoek om de publicatie offline te zetten. Als ze niet reageren proberen we het bij iemand anders binnen dat medium. Ik heb geen reden om aan te nemen dat ze het niet zouden verwijderen. In het ergste geval, als dat gebeurt, zouden we niet meer met de journalist samenwerken. Het voordeel dat wij hebben is dat we informatie en materialen delen die interessant voor hen zijn om over te praten. Het breken van embargo's zou simpelweg de relatie schaden.”
Als je een persbericht onder embargo hebt verzonden dat wordt gelekt vóór de afgesproken datum, maak je geen zorgen! Je kunt er nog steeds een goed verhaal van maken en in je voordeel gebruiken als je het goed weet te spelen, zegt Jon.
Stuur geen embargo's (tenzij je ze echt nodig hebt)
“Door een 'onder embargo' label op je persbericht te plakken, garandeer je niet dat je meer media-aandacht krijgt,” zegt Jon. “Sterker nog, ik dring er bij klanten steeds meer op aan om helemaal geen embargo's te versturen. Meestal krijg je zonder embargo's meer media-aandacht.”
Ben is het ermee eens en zegt dat Shimano alleen embargo's gebruikt voor tijdgevoelige nieuwtjes zoals productlanceringen. Voor achtergrondverhalen en andere artikelen geven ze de voorkeur aan het bieden van exclusiviteit aan een select aantal media.
Hier is hoe Shimano Europa zijn eigen newsroom gebruikt om de laatste nieuwtjes te delen.
Hier is hoe wij zouden kunnen helpen
Wij zijn een SaaS-bedrijf ontstaan uit de redactie van een groot magazine en we maken software voor mensen in de communicatie industrie. We kennen de dagelijkse uitdagingen van communicatieafdelingen omdat we dat zelf ooit waren. Bovendien werken we dagelijks met honderden communicatieteams van toonaangevende merken zoals WeTransfer, Dolby, ING, Shimano en leren enorm veel van ze.
We bouwen de mooiste newsrooms die er zijn. Met de hulp van journalisten en klanten hebben we software ontwikkeld die jou en je team naadloos embargo's kan laten versturen. Mediacontacten die een embargo-link ontvangen kunnen jouw nieuws lezen voordat het gepubliceerd wordt. Deze functionaliteit stelt je in staat om de distributie van je nieuws te coördineren zonder het risico dat je nieuws uitlekt. Klinkt dit interessant? Laten we praten!
